Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to powszechny i w pełni cyfrowy model e-fakturowania, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. (dla największych firm) oraz od 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych podmiotów). W ramach KSeF każda faktura będzie wystawiana przez polskie firmy w jednolitym, określonym przez Ministerstwo Finansów formacie elektronicznym. Obieg faktur będzie odbywał się za pośrednictwem platformy KSeF – bezpośrednio lub poprzez zintegrowane oprogramowanie księgowe i systemy ERP, korzystające ze specjalnej bramki komunikacyjnej.
Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF w firmie
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur – to transformacja całego procesu fakturowania i ewidencjonowania w firmie. Każdy przedsiębiorca, chcąc przygotować się skutecznie i bezpiecznie do wejścia w nowy system, musi zmierzyć się z trzema kluczowymi obszarami:
Przygotowaniem merytorycznym działu podatkowego/księgowego
Zaprojektowaniem i przygotowaniem procesów w firmie do powszechnego e-fakturowania
Zaimplementowaniem aktualizacji oprogramowania pod przyjęte przez siebie rozwiązania.
Wiele spółek oraz wielu przedsiębiorców pomija etap projektowania i przygotowania rozwiązań, wychodząc z założenia, że wystarczy szkolenie podatkowe z KSeF i "nakładka" na posiadane oprogramowanie. Niestety, takie podejście może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych i podatkowych już od pierwszego dnia obowiązywania systemu.
KSeF to nie tylko zmiana techniczna – to zmiana całej logiki obiegu faktur w firmie. Bez wcześniejszego zaprojektowania procesów i dostosowania ich do wymogów KSeF, nawet najlepsze szkolenie i nowa funkcja w systemie ERP nie zagwarantują płynności działania i nie zabezpieczą przed kosztownymi błędami.
Dlatego skuteczne wdrożenie KSeF wymaga kompleksowego spojrzenia, obejmującego w szczególności:
zmapowanie procesów zachodzących w firmie mających wpływ na proces fakturowania i ewidencjonowania faktur (w tym zakupowych),
ustalenie działów, które potrzebują dostępu do faktur sprzedaży oraz do faktur zakupu,
wybranie tzw. "zarządcy KSeF" oraz ustalenie trybu płynnej Jego zmiany, gdyby zaszła taka potrzeba,
określenie polityki firmy co do nadawania, wygaszania oraz zmiany uprawnień pracownikom na potrzeby KSeF,
określenie polityki firmy co do tokenizacji dostępu do KSeF dla grup pracowników,
ustalenie polityki uprawnień oraz tokenizacji w przypadkach m.in. zwolnienia pracownika, zwolnienia się pracownika, zatrudniania nowych osób, migracji pomiędzy działami, bezpłatnego urlopu, płatnego urlopu, czy L4,
dostosowanie wewnętrznych procedur obiegu dokumentów,
określenie przepływu informacji pomiędzy działem kadr, a działem księgowym/podatkowym.
Przewagi
Gravida pretium quam malesuada in pellentesque molestie magna pretium pellentesque.
Wygoda
Euismod vel lacinia dictumst sollicitudin eu nibh et. Et non erat vel adipiscing risus faucibus.
Zarządzanie
Eu ultrices vitae in dolor, ultrices. Dignissim augue magna nulla enim. Accumsan elementum massa.
Podatki
Eget nulla quis tempor magna a amet congue orci semper. Malesuada hendrerit volutpat.
Nowoczesność
Viverra maecenas vitae sed id fusce nibh ac risus pharetra. Pellentesque cursus amet orci a pharetra, orci.
Dostępność
Posuere enim sed porttitor malesuada scelerisque diam egestas. Hac odio elit dis lacinia.
Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF w biurze rachunkowym
Przewagi
Gravida pretium quam malesuada in pellentesque molestie magna pretium pellentesque.
Wygoda
Euismod vel lacinia dictumst sollicitudin eu nibh et. Et non erat vel adipiscing risus faucibus.
Zarządzanie
Eu ultrices vitae in dolor, ultrices. Dignissim augue magna nulla enim. Accumsan elementum massa.
Podatki
Eget nulla quis tempor magna a amet congue orci semper. Malesuada hendrerit volutpat.
Nowoczesność
Viverra maecenas vitae sed id fusce nibh ac risus pharetra. Pellentesque cursus amet orci a pharetra, orci.
Dostępność
Posuere enim sed porttitor malesuada scelerisque diam egestas. Hac odio elit dis lacinia.
Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym to nie lada wyzwanie. Dlaczego? Biuro występuje bowiem w dwojakim charakterze – jako podatnik oraz jako usługodawca dla innych podatników. To oznacza konieczność zaprojektowania i przygotowania procesów z uwzględnieniem obu tych perspektyw. Z jednej strony biuro rachunkowe powinno skoncentrować się na zaimplementowaniu KSeF w celu wywiązania się z własnych obowiązków ewidencyjno-sprawozdawczych. Z drugiej strony, musi przygotować się do sprawnej obsługi klientów.
To nie jest tylko kwestia technologii. To kwestia organizacji pracy, realcji z Klientami, odpowiedzialności i efektywności.
Oprócz jasno zdefiniowanego pomysłu na siebie w świecie KSeF, biuro powinno zwrócić szczególną uwagę na zagadnienia dotyczące:
zatrudniania oraz zwalnia pracowników,
zasad przypisywania pracowników do obsługi konkretnych Klientów,
zasad zmiany pracowników przypisanych do obsługi konkretnych Klientów,
polityki uprawnień oraz tokenizacji, w tym na wypadek nieprzewidzianej nieobecności pracownika w kontekście zapewnienia płynnej obsługi Klienta,
dostosowania umów do przyjętego przez siebie modelu funkcjonowania w dobie obowiązkowego KSeF.
Dla kogo?
Spółki
Każda spółka to unikalny organizm – z własną strukturą organizacyjną, procedurami i dynamiką działania. Właśnie dlatego wdrożenie KSeF w spółce wymaga indywidualnego podejścia. Z perspektywy wdrożenia KSeF kluczowe jest mapowanie działów oraz obiegu informacji oraz ich dostosowanie do e-fakturowania. Ważne jest również przygotowanie spółki na rotacje personelu oraz zdarzenia nagłe tak, aby nie paraliżowały one procesów związanych z fakturowaniem oraz ewidencjonowaniem i raportowaniem VAT.
Wiemy, że w większych organizacjach nie ma miejsca na eksperymenty – tu liczy się sprawność, bezpieczeństwo i pełna zgodność z przepisami. Spółki obsługujemy od lat, dlatego wiemy jak wdrożyć u Państwa KSeF - sprawnie, skutecznie i bez ryzyka.
Biura rachunkowe
Biuro rachunkowe wymaga wdrożenia KSeF na dwóch poziomach: w zakresie zadań własnych -wynikających z prowadzenia działalności usługowej oraz w zakresie relacji z Klientami. Oba te obszary muszą działać spójnie i kompatybilnie – tak, aby zapewnić efektywność, bezpieczeństwo i pełną zgodność z wymogami systemu KSeF. Co więcej, przyjęty przez biuro rachunkowe model funkcjonowania powinien wpisywać się w rynkowe trendy i rosnące zapotrzebowanie klientów na cyfrową, zautomatyzowaną obsługę. Na szczęście wiemy jak to się robi.
Gminy
Rozliczenia VAT w gminach to wyjątkowe wyzwanie – zwłaszcza w kontekście licznych jednostek organizacyjnych funkcjonujących w ramach jednej struktury samorządowej. Właśnie ta różnorodność sprawia, że mapowanie procesów niezbędnych z perspektywy KSeF jest niezwykle złożone i skomplikowane. Wyzwaniem jest również wypracowanie rozwiązań, które z jednej strony będą dostosowane do potrzeb konkretnej jednostki organizacyjnej, a z drugiej – będą kompatybilne dla gminy jako takiej. To jedno z najbardziej wymagających wdrożeń w kontekście KSeF – zarówno organizacyjnie, jak i technicznie. Ale właśnie dlatego jesteśmy gotowi podjąć to wyzwanie. Mamy doświadczenie w pracy z jednostkami sektora finansów publicznych i wiemy, jak przeprowadzić proces sprawnie, odpowiedzialnie i z szacunkiem do specyfiki każdej JST.
Pakiety
Skuteczne wdrożenie KSeF? Wybierz pakiet dopasowany do swojej organizacji. Przygotowaliśmy zestaw elastycznych pakietów, które odpowiadają na najczęstsze potrzeby firm, biur rachunkowych oraz jednostek sektora publicznego. Każdy z nich został opracowany na podstawie naszego praktycznego doświadczenia i sprawdzonych modeli wdrożeń KSeF.
Przykładowy pakiet dla firmy/gminy
Omówienie kluczowych ram prawnych ksef
Analiza organizacji Klienta
Mapowanie procesów zachodzących w organizacji
Opracowanie modelu docelowego
Mapowanie procesów dla nowego modelu organizacyjnego
Przygotowanie procedur związanych m.in. z: Zarządzaniem ksef, Uprawnieniami, polityką tokenową, Migracjami pracowników, nieobecnościami pracowników, Awarią ksef, Niedostępnością ksef, Doręczaniem faktur konsumenckich Doręczaniem faktur do zagranicznych kontrahentów
Szkolenie dla pracowników z nowego modelu z sesją Q&A
Pakiet godzin doradczych do wykorzystania w pierwszych 6 miesiącach funkcjonowania ksef
Przykładowy pakiet dla biura rachunkowego
Omówienie kluczowych ram prawnych ksef
Analiza organizacyjna biura rachunkowego
Analiza portfolio Klientów biura
Mapowanie procesów zachodzących w biurze
Mapowanie procesów zachodzących u Klientów
Opracowanie modelu organizacyjnego biura w zakresie zadań własnych
Opracowanie modeli współpracy z poszczególnymi grupami Klientów
Mapowanie procesów dla nowych modeli organizacyjnych
Przygotowanie procedur dla biura oraz dla Klientów biura związanych m.in. z: Zarządzaniem ksef, Uprawnieniami, polityką tokenową, Migracjami pracowników, nieobecnościami pracowników, Awarią ksef, Niedostępnością ksef, Doręczaniem faktur konsumenckich Doręczaniem faktur do zagranicznych kontrahentów
Przygotowanie pisma informacyjnego dla Klientów o zasadach współpracy w dobie obligatoryjnego ksef
Udział w spotkaniu z Klientami biura w tym sesja Q&A
Aktualizacja draftów umów biura z Klientami
Przygotowanie aneksów do umów biura z Klientami
Pakiet godzin doradczych do wykorzystania w pierwszych 6 miesiącach funkcjonowania ksef
Nie zostawiaj wdrożenia przypadkowi. Spotkaj się z nami – wspólnie dopasujemy rozwiązanie do Twojej rzeczywistości.
Zacznij wdrożenie KSeF świadomie i z odpowiednim wsparciem.
KSeF
zostańmy w kontakcie
Kontakt telefoniczny w sprawach merytorycznych – umów rozmowę
Kontakt telefoniczny w sprawach organizacyjnych oraz dofinansowania usługi – umów rozmowę
Partnerzy projektu
Razem zbudowaliśmy doświadczony zespół, który przeprowadzi Cię przez KSeF.
Call us:
+44 0747 8343 663