Szkolenia z KSeF dostępne na rynku polegają w istocie na transferze wiedzy dotyczącej e-fakturowania. Stanowi niezwykle istotny element, ale nie jedyny. Wiedza ta wymaga bowiem odpowiedniego zaimplementowania w firmie/gminie – podjęcia określonych decyzji, wprowadzenia określonych mechanizmów, jak chociażby:

• zmapowania procesów istotnych dla spółki w kontekście e-fakturowania (nie tylko w zakresie wystawiania faktur, ale także w zakresie dostępu do nich np. przez dział płatności)
• wybrania tzw. „zarządcy KseF”, 
• przewidzenia polityk związanych z uprawnieniami i tokenami,
• procedur ostrożnościowych związanych z weryfikacją faktur pojawiających się w KSeF,
• polityki zachowania się na wypadek zwolnień pracowników, zatrudniania nowych pracowników, migracji pomiędzy działami,
• polityki zachowania się na wypadek nagłej oraz planowanej nieobecności „zarządcy KSeF,
• polityki zachowania się na wypadek awarii lub niedostępności KSeF,
• modelu ofertowania i fakturowania kontrahentów zagranicznych.

 A to tylko niektóre obszary wymagające ich zaprojektowania oraz wdrożenia przez firmę. I to właśnie realizujemy w ramach usługi #wdrażamy KSeF.

Niewątpliwie firma/gmina oraz inni podatnicy VAT powinni przygotować się na wejście w życie obowiązkowego e-fakturowania także w sferze IT. Jednakże warstwa programistyczna to zwieńczenie procesu, który zaczyna się od szkolenia, a kończy na oprogramowaniu. Samo jednak szkolenie oraz sama „nakładka” na oprogramowanie nie stanowią pełnej odpowiedzi na takie chociażby wyzwania jak:

• zmapowania procesów istotnych dla spółki w kontekście e-fakturowania (nie tylko w zakresie wystawiania faktur, ale także w zakresie dostępu do nich  np. przez dział płatności)
• wybrania tzw. „zarządcy KseF”, 
• przewidzenia polityk związanych z uprawnieniami i tokenami,
• procedur ostrożnościowych związanych z weryfikacją faktur pojawiających się w KSeF,
• polityki zachowania się na wypadek zwolnień pracowników, zatrudniania nowych pracowników, migracji pomiędzy działami,
• polityki zachowania się na wypadek nagłej oraz planowanej nieobecności „zarządcy KSeF”,
• polityki zachowania się na wypadek awarii lub niedostępności KSeF,
• modelu ofertowania i fakturowania kontrahentów zagranicznych.

Podmiot przygotowujący się do KSeF powinien mieć „pomysł na siebie”, a ten pomysł, poukładanie procesów, to właśnie usługa #wdrażamy KSeF.

Mapowanie procesów jest niezbędne dla ustalenia kto, w jakim zakresie oraz w jakim czasie potrzebuje określonej funkcjonalności KSeF w firmie. Bez odpowiedniego zmapowania procesów firma/gmina nie będzie miała pełnej możliwości wywiązania się z obowiązków wynikających z KSeF.

Zarządzanie procesami w firmie/gminie pozwalają przygotować podmiot na określone sytuacje związane z normalnym funkcjonowaniem KSeF, ale również na sytuacje nagłe, leżące po stronie KSeF lub samego podatnika. „Ubranie” poszczególnych czynności/zdarzeń w procesy zmniejsza zatem ryzyka. Jest to również niezwykle ważne w kontekście rotacji personelu – łatwiej wdraża się nowych pracowników.

Rotacja pracowników to nieuniknione zjawisko. Z jednej strony może oznaczać zatrudnienie nowej osoby, z drugiej – rozstanie z pracownikiem. Ponadto zdarzają się także migracje wewnętrzne – pomiędzy oddziałami, czy pomiędzy wewnętrznymi jej działami. To wszystko może wymagać podjęcia określonych działań w KSeF. Dlatego w ramach #wdrażamy KSeF pochylamy się również nad tym zagadnieniem.

W każdym podmiocie występuję określone działy, które dla realizacji własnych funkcji wykonywanych w obrębie organizacji potrzebują dostępu do faktur lub potrzebują funkcjonalności wystawiania faktury. Migracje z udziałem pracowników takich działów powodują, że niezbędne staje się podjęcie określonego zestawu czynności w odpowiednim czasie, aby zapewnić kontynuację niezbędnych procesów nie tylko księgowych.

Urlopy pracowników mogą wymagać podjęcia określonych działań w KSeF. Przede wszystkim należy uniknąć sytuacji, kiedy urlop spowoduje „paraliż” ważnych procesów w firmie. To ryzyko jest szczególnie duże, jeżeli mowa o urlopie osoby, która będzie „zarządcą KSeF”. Ponadto należy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy w przypadku urlopów cofać uprawnienia pracownikom lub wygaszać tokeny. W przypadku wygaszania tokenów problemy mogą się pojawić przy tokenach zbiorczych – wygaszając taki token uniemożliwimy korzystanie KSeF wszystkim osobom, dla których ten token został wygenerowany.

O ile urlopy z natury rzeczy są planowane, o tyle zdarzeń nagłych nie da się zaplanować. Dlatego też firma/gmina powinny być przygotowane na takie nagłe sytuacje – powinny posiadać scenariusz konkretnego modelu zachowania się w sytuacji kryzysowej.

KSeF zawiera dosyć istotne, wrażliwe dane. Wdrożenie KSeF w firmie powinno odbywać się również w zgodzie z RODO. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na zarządzanie dostępem do KSeF osób, z którymi stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

W przypadku wykazania braku należytego nadzoru, w tym poprzez niewłaściwe zaimplementowanie określonych procedur, Członek Zarządu może ponosić odpowiedzialność karną skarbową. Ta z kolei przewiduje różne kary i środki karne, ale jednym z najbardziej dolegliwych jest zakaz pełnienia określonych funkcji.

W wyroku TSUE opublikowanym dnia 30 stycznia 2024 r. (C-442/22) Trybunał stwierdził, że w przypadku, w którym pracownik wystawił pustą fakturę VAT posługując się tożsamością swojego pracodawcy bez jego wiedzy i zgody, ale kontrola przeprowadzona przez organy podatkowe wykazała, iż podatnik VAT nie dochował należytej staranności w nadzorze nad działaniami swoich pracowników - to pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności i tym samym ponieść konsekwencje w charakterze sprawcy. Brak procedur ostrożnościowych związanych z KSeF powoduje więc, że firma/gmina może ponieść konsekwencje niezgodnego z prawem zachowania się pracownika, bowiem nie dochowała należytej staranności w tym zakresie.

Od czasu do czasu pojawiają się nagłaśniane medialnie wyłudzenia środków finansowych od osób prywatnych, ale też od firm. Dziś, aby wyłudzić środki finansowe, najczęściej do firmy przesyłana jest faktura za fikcyjne świadczenie. Firmy starają się przed tym bronić wprowadzając mechanizmy ostrożnościowe, m.in. tworząc dedykowane maile na faktury zakupowe. Maile to nie są ogólnie dostępne – korzystają z nich kontrahenci firm. Stąd też osoby chcące oszukać taką firmę prześlą taką pustą fakturę na maila ogólnodostępnego, co spowoduje, że firma zacznie weryfikować co to za faktura i uniknie jej zbyt pochopnego opłacenia, a tym samym uniknie wyłudzenia środków pieniężnych. W dobie obligatoryjnego e-fakturowania osoby wyłudzające środki pieniężne nie będą potrzebowały znać dedykowanego maila – wystarczy, że wystawią FV przy użyciu KSeF, a tenże KSeF zapewni doręczenie faktury do firmy wskazanej jako nabywca. Dlatego też nie można z góry zakładać, że faktura zaimportowana przez nabywcę z KSeF z całą pewnością jest „ok” - ważne jest więc wdrożenie/aktualizacja procedur ostrożnościowych. Więcej na temat tego ryzyka możesz przeczytać tutaj https://www.linkedin.com/pulse/krajowy-system-e-faktur-ryzyka-zwi%25C4%2585zane-z-fakturami-safian-lcsye/?trackingId=p2HV% Chociaż artykuł pochodzi z 2024 r. – nadal pozostaje aktualny.

Biuro rachunkowe z jednej strony musi zadbać o organizację procesów wewnątrz biura pod kątem realizacji obowiązków własnych jako podatnik VAT, a z drugiej stoi w obliczu wyzwania jakim jest odpowiednie alokowanie procesów, osób i funkcji w reliacji biuro – klient. KSeF umożliwia kilka konfiguracji, dlatego ważne jest wybranie rozwiązania optymalnego z perspektywy biura oraz relacji z klientami.

W skrócie: bez upoważnień nie ma KSeF. Korzystanie z KSeF wymaga nadania uprawnień oraz uwierzytelniania się osób posiadających takie uprawnienia. W niektórych przypadkach uprawnienia własne biura automatycznie będą przechodzić na klientów biura. Dlatego to wszystko powinno być dobrze „poukładane”.

Biuro rachunkowe powinno być zainteresowane wypracowaniem optymalnego modelu współpracy z Klientami, ponieważ to:

- ułatwia komunikację,

- zwiększa transparentność współpracy (każda strona wie, co leży w jej gestii),

- zmniejsza ryzyko błędów, w tym wynikających z braku należytej komunikacji,

- zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia paraliżu KSeF np. w wyniku L4, urlopów oraz rotacji pracowników zachodzących po stronie biura lub klienta.